A számla beolvasása a szállítói számla PDF-jéből vagy fotójából kitölti a bevételezést: a szállítót, a számla adatait és a sorokat, a termékekkel párosítva, ahol lehet. Te csak ellenőrzöd — a számlakép a sorok mellett látszik —, javítasz, és véglegesítesz. Amit a program nem tud biztosan, azt sárgával jelzi; semmi nem kerül készletre, amíg nem véglegesítesz.
Hol találod
- A Bevételezés lista tetején: Számla beolvasása AI-val (a lila AI-jellel) — húzd ide a PDF-et vagy a képet, vagy a Beolvasás AI-val gomb menüjéből: Fájl kiválasztása vagy Fotó a telefonról. Ha egyszerre több fájlt jelölsz ki, a program megkérdezi, hogy Egy számla lapjai vagy külön számlák: az első egyetlen bevételezést csinál a lapokból (a fájlnév sorrendjében: IMG_001, IMG_002…), a második fájlonként egyet.
- Az Új bevételezés fejlécében: Számla beolvasása AI-val — a lila gomb (mellette a beolvasás ára kreditben), a menüjében ugyanaz a két út: Fájl kiválasztása (több fájl = ugyanannak a számlának a lapjai) vagy Fotó a telefonról. Ha a lapra már írtál valamit, az megmarad: a piszkozat elmentődik, és arra jön a QR.
- Egy már beolvasott piszkozatban: Számla beolvasása ide vagy Lap hozzáadása (a fájlok ugyanannak a számlának a lapjai, a meglévők mögé kerülnek).
- Fotó a telefonról: QR-kódot kapsz, a telefonnal sorban lefotózod a lapokat, és a telefonon a Kész után a beolvasás a gépen magától indul. A bevételezés a gépen folyik, a telefon csak fotóz.
A legjobb a letöltött PDF vagy a szkennelt fájl; a fénykép is működik, de a kis felbontásúnál a kódok és a tizedesek tévesek lehetnek.
Lépések
- Behúzod a számlát. A sáv: Olvasom a számlát… — közben a piszkozat zárolt, de nyugodtan mehetsz máshová; a listán látszik, ha kész (kész ✓ vagy kész · N ⚠).
- A sáv a végén: Beolvasva … · N sor, és hogy végösszeg egyezik vagy a végösszeg eltér.
- Nézd át a fejléc jelzéseit (szállító, dupla számla, rendelés), aztán a sorokat — a sárga jeleket a párosítás cikke magyarázza. A sorok fölött egy rövid kék kártya (Hogyan tovább a beolvasott számlával?) összefoglalja a teendőket; az Értem, elrejtem után ezen a gépen egy kis link marad a helyén. Ha van párosítatlan sor, alatta a Termékek létrehozása kártya áll.
- Véglegesítés, mint a kézi bevételezésnél.
A számlakép összecsukható vagy keskenyebbre vehető (a sorok kapják a helyet) — a gép megjegyzi.
Gyakori helyzetek
- Több oldalas számla, lapjai külön fotón: a Bevételezés listán jelöld ki az összes fotót egyszerre, és a kérdésnél válaszd az Egy számla lapjai gombot — így egyetlen bevételezés lesz belőle. A lapok sorrendjét a fájlnév adja, ezért a fotók nevében legyen sorszám (a telefon IMG_0101, IMG_0102… nevei jók). Ha a sorrend nem jó, nevezd át a fájlokat. (Ha a külön számlák gombot nyomod, minden fotóból külön, csonka bevételezés lesz.)
- Kimaradt egy lap: a kész beolvasás sávján mindig ott van a Lap hozzáadása. Ha a számlán nyomtatott oldalszám van, a fejléc is szól (A 2. oldal hiányzik); ha nincs, az “A számlaolvasó szerint: folytatás a következő oldalon” jellegű jelzés utal rá. A Lap hozzáadása (vagy a Számla beolvasása ide) az új lapot a meglévők mögé teszi, a régi lapok megmaradnak, és a program az összeset együtt olvassa újra. A megerősítő kérdés (“Az összes lapot újraolvassa”) azt jelzi, hogy a sorok az új eredményre cserélődnek — a kézzel javított sorok is; a rendelésből jött, érintetlen sorok maradnak. Ezért a lapokat a javítások előtt pótold.
- Kimaradt egy sor / a végösszeg eltér: nézd meg a számlaképen; Újraolvasás, rossz képnél, tördelt áraknál Erősebb modellel (többe kerül), vagy vedd fel a hiányzó sort kézzel.
- Csak egy terméket vételeznél be most a számláról: a beolvasás után töröld a sorokat, amelyek most nem jönnek, és véglegesítsd. A maradékhoz később olvasd be ugyanazt a fájlt újra (Mégis beolvasom), és a fejlécen Csak a maradék: a már bevételezett mennyiséggel csökkenti a sorokat, a nullára fogyó sor lekerül. Ha a számlakép nem marad meg a programban (beállítás), a fájlt tartsd meg addig.
- „Ezt a számlát már bevételeztem?”: a fejléc szól, ha ugyanaz a fájl, ugyanaz a számlaszám (véglegesítve vagy egy másik piszkozatban), egy hasonló számla (ugyanaz a szállító és végösszeg, ±3 nap), vagy ugyanaz a rendelésszám jött már. Nem tiltja — a részletekben bevételezés miatt —, de nézd meg.
- Hiányzó EAN: ha a számlán nincs vonalkód, a sor EAN mezőjébe olvasd be a dobozról — enélkül a terméket később a pénztárban vonalkóddal nem találod meg (lásd a sorozatszám és ár cikkét).
- Új szállító: Új szállító ebből — a számla adataival veszi fel. Ha hasonlít egy meglévőre, válaszd azt.
- A szállító adatai eltérnek a számlán (új cím, adószám, bankszámlaszám): a fejléc felsorolja, Elfogadom-mal kerülnek a szállítóra (készletkezelési joggal). A megváltozott bankszámlaszám nincs előre bejelölve: a hamis számlás csalás tipikus jele — ismert telefonszámon ellenőrizd a szállítónál, mielőtt utalsz.
- Utánvét / készpénzes számla: a sáv mutatja az összeget; Kifizettem a futárnak a kasszában rögzíti (rendeléshez kötött bevételezésnél a rendeléshez); az összeg átírható (kerekítés, vám).
- Díjbekérő, szállítólevél, helyesbítő: a fejléc jelzi. A díjbekérő bevételezhető (a fajta Díjbekérő lesz; a végleges számla száma később a Számla pótlása gombbal kerül a bizonylatra); a helyesbítőnél a sorok előjelét nézd meg (a fajta Helyesbítő / jóváíró számla lesz, a hivatkozott számla a Helyesbített számla mezőbe kerül, és ha a sor egy visszaküldési ügyé, a beolvasás az egyértelmű esetet magától az ügyhöz köti — a jóváírás cikke).
- Eurós (devizás) számla: a bizonylat a számla pénznemében töltődik ki (az árak úgy, ahogy a számlán állnak), a fejlécre az utolsó MNB-árfolyam kerül — átírható. A HUF/db oszlop mutatja, mi kerül a készletre forintban. Ha az MNB nem volt elérhető, a fejléc kéri az árfolyamot. Az árfolyamot soha nem az AI adja.
- A szállítási díj csak a számla alján áll (pl. „Shipping cost”): a beolvasás külön egyéb sorként hozza, így a végösszeg kijön. Ha a termékek árába számolnád, a sor alatt szétosztás a tételekre (a bevételezés cikke).
A gyors bevételezésnél (terepi cégek)
Ahol a bevételezés a Készlet → Bevételezés gyors fülén megy, a Számla beolvasása ott is megvan, a raktárválasztó alatt. A kiválasztott raktárba kerül (a szerelőnek a saját autója). A beolvasott számla piszkozatként vár a Bevételezési bizonylatok lapon (link a gyors fül tetején): ugyanígy ellenőrzöd és véglegesíted, csak a szállító nem kötelező. Jó eset: a nagykerben lefotózod a szállítólevelet a telefonnal (Fotó a telefonról), és a sorozatszámos alkatrész sorozatszámmal kerül az autód készletére. Futár kifizetése és visszárus (negatív) sor itt nincs.
Ha nem látod / nem működik
- Nincs Számla beolvasása: az admin kapcsolja be (Beállítások → AI-funkciók), a csomagnak tartalmaznia kell, és internet kell.
- „Elfogyott a havi keret és a vásárolt egyenleg”: a számla kézzel ugyanúgy kitölthető.
- „A beolvasás nem sikerült.”: Újrapróbálom, vagy Kézzel viszem tovább — a számlakép a piszkozaton marad.
- HEIC-kép: azt a számlaolvasó nem fogadja — fotózd újra, vagy küldj JPEG-et / PDF-et.
- „Beolvasás közben a piszkozat nem szerkeszthető.”: várd meg a végét, vagy Mégse.